10 gouden tips voor een goede indruk
Onze communicatie gaat razendsnel; snel nog een mailtje versturen. Op de verzendknop klikken en dan die enorme fout ontdekken. Te laat, het bericht is al bij je potentiële klant. Grote kans dat die opdracht verkeken is. Lees de tips en zorg dat je professioneel voor de dag komt.
Snelle tijd, snelle communicatie
De tijd gaat snel en we leven in een snelle tijd. Communicatie gaat razendsnel via internet, email en twitter. Tijd om eens stil te staan bij je email verkeer. Schrijf je zonder spelfouten of neem je het niet zo nauw?
Zorg voor een goede indruk
Door de snelheid in communicatie wordt het taalgebruik en de stijl steeds slordiger. Jammer en gevaarlijk. Net als een brief is een email bericht toch een visitekaartje van je bedrijf.
Controleer op slordigheden en schrijffouten
Als er schrijffouten en slordigheden in je berichten voorkomen, hoe punctueel en betrouwbaar komt je bedrijf dan over bij je (potentiële) klanten?
10 gouden tips voor een goede indruk
Om je communicatie per mail eenvoudig te verbeteren heb ik de tien beste tips op een rijtje gezet. Het zijn vaak de kleine dingen die het verschil maken.
- het emailadres zelf: gebruik een professioneel email adres
Als je bedrijf een website heeft, is het wel zo logisch om jullie eigen email adres te gebruiken. In mijn ogen kan een gratis account zoals hotmail, gmail, ziggo, kpn, live enz. echt niet. Leuk voor privé maar niet voor zakelijk gebruik.
Heb je (nog) geen website, registreer dan een domeinnaam met email-mogelijkheid. - kies een goede naam voor je email adres
Ik bedoel de naam die ontvangers te zien krijgen in hun inbox. Leuk hoor dat je mailtje krijgt van Pietje Snijders, maar de attentiewaarde is toch vele malen groter als direct uit de naam blijkt dat het bericht afkomstig is van bedrijf XYZ, waar Pietje Snijders werkt. Helaas komt het gebruik van eigen namen heel veel voor. Niet doen, komt niet professioneel over. Gebruik liever een combinatie van bedrijfsnaam en eigen naam. Aanpassen gaat eenvoudig via de email instellingen. - gebruik een passende onderwerpregel
Zeker mensen die veel mails ontvangen, scannen eerst de ongelezen berichten op afzender en onderwerp. Maak het ze gemakkelijk en geef een korte en concrete omschrijving. - zorg voor verzorgd taalgebruik
Onthoud dat je eigenlijk een brief schrijft. Dus let goed op spelling en interpunctie.
Ga niet schreeuwen door onnodig HOOFDLETTERS, vette of onderstreepte tekst, uitroeptekens!!!!!! e.d. te gebruiken. Dit komt erg onaardig en drammerig over.
Ben je boos: wacht tot de kwaadheid gezakt is en schrijf dan pas een email. Eenmaal verzonden is het niet meer terug te draaien. - beperk je tot de kern
Lange teksten lezen moeizaam op het scherm. Zorg voor een duidelijke opbouw en overzichtelijke tekst met witregels tussen de alinea’s. Lange berichten met grafieken en/of afbeeldingen kan je beter als bijlage meesturen. - teken af met een email handtekening
Wettelijk verplicht, het bespaart een hoop tijd en is praktisch voor de ontvanger. Lees ook dit artikel over wettelijke eisen emails voor meer info. - type het adres van de ontvanger als allerlaatst
Schrijf eerst je bericht en lees het nog een keer door. Doe de spelling controle en verbeter eventuele fouten. Geef de ontwerpregel in. En als laatste pas het adres van de ontvanger. Zo kan je je tussendoor niet vergissen en al voortijdig op de verzendknop drukken. - gebruik CC en BCC op de juiste manier
CC (=carbon copy oftewel voor uw informatie) gebruik je om een bericht ter informatie naar een ontvanger te sturen. Je verwacht geen antwoord van die persoon. Voorkom inbox vervuiling en stuur niet alle berichten aan al je collega’s door. Echte berichten krijgen zo veel minder attentiewaarde.
BCC (blind carbon copy, de discrete CC) gebruik je om berichten ter informatie aan een ontvanger te versturen waarvan je niet wilt dat de geadresseerde dit ziet.
Wordt ook vaak gebruikt bij het versturen van nieuwsbrieven.
Stelregel: als de ontvangers elkaar niet kennen gebruik je BCC zodat niet alle email adressen “op straat” komen te liggen.
Gebruik nooit CC voor het versturen van nieuwsbrieven! - gebruik van ontvangstbevestiging en urgentie uitroepteken
Wees daar voorzichtig mee. Een ontvangstbevestiging gebruik je alleen als je een bericht verstuurt, waarvan de inhoud zo is dat je eigenlijk geen antwoord verwacht maar het wel belangrijk is te weten dat de ontvanger je bericht heeft ontvangen.
Een uitroepteken (hoge urgentie) gebruik je alleen bij hoge uitzondering en als er ook werkelijk sprake van urgentie is. Weeg goed af, of jouw urgentie ook zo belangrijk is voor de ontvanger. Vaak is het beter om even de telefoon te pakken. - reageer snel
Een email is snel gestuurd, zorg dat je ook snel reageert. Dan bedoel ik echt niet binnen een uur, maar binnen 48 uur is wel redelijk.
Verwacht de ander direct reactie, kan je altijd een mailtje sturen dat je het bericht ontvangen hebt en er op terugkomt.
Zorg ook voor opvolging als je langere tijd afwezig bent. Denk dan aan een automatisch antwoord of je berichten laten doorsturen naar een collega.
Meer weten
Ik hoop dat je wat aan deze tips hebt. Uiteraard kan je contact met me opnemen als je meer informatie of uitleg wilt.
Op internet is er ook veel informatie te vinden. Enkele links:
email checklist van www.leren.nl
email tips
101 email etiquette tips (engels)